Conditions générales de vente

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent l'usage, par toute entreprise souscriptrice (ci-après le « Client »), des services de la plateforme alan édités et exploités par afup SARL (ci-après « afup »).

Article 1 — Objet

Les présentes CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles afup met à disposition du Client la plateforme alan, accessible en ligne par abonnement, en vue de permettre la gestion de la paie et des ressources humaines des salariés du Client conformément au droit social gabonais.

Article 2 — Acceptation et opposabilité

La souscription à un abonnement implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV par un représentant habilité du Client. Cette acceptation est matérialisée par une case à cocher horodatée et constitue une signature électronique au sens du droit gabonais et actes uniformes OHADA applicables. La version des CGV acceptées, la date d'acceptation, l'identité du signataire et son adresse IP sont conservées par afup à titre de preuve.

Article 3 — Description du service

La plateforme alan permet notamment :

• la gestion d'un annuaire de salariés et des contrats de travail associés ;
• l'établissement des bulletins de paie conformes à la réglementation gabonaise ;
• la production des déclarations sociales et fiscales (CNSS, CNAMGS, ID10, ID28, DAS) ;
• le suivi des congés, permissions, sanctions disciplinaires, évaluations ;
• la gestion des avances sur salaire et soldes de tout compte ;
• la génération de tous documents annexes (contrats, attestations, certificats).

Les fonctionnalités exactes accessibles au Client dépendent de la formule d'abonnement souscrite et sont détaillées sur la page https://alan.afup-tech.com/tarifs/.

Article 4 — Souscription

4.1 Forme de la souscription

La souscription s'effectue en ligne via le formulaire dédié de la plateforme, ou par convention écrite signée entre les Parties pour les Clients dont la configuration le requiert.

4.2 Période d'essai

Le Client peut bénéficier d'une période d'essai gratuite dont la durée est précisée au moment de la souscription. À l'issue de cette période, la poursuite de l'utilisation des services est subordonnée au paiement de l'abonnement souscrit.

Article 5 — Durée et reconduction

5.1 Licence annuelle

La licence est souscrite exclusivement à l'année. La licence annuelle est conclue pour une durée de douze (12) mois à compter de la date d'effet de l'abonnement, au tarif annuel en vigueur.

5.2 Licence de deux ans

Le Client peut s'engager pour une durée de vingt-quatre (24) mois. La licence de deux ans bénéficie d'une remise sur le tarif annuel, dont le taux est indiqué sur la page tarifs à la date de la souscription (15 % à la date d'entrée en vigueur des présentes).

5.3 Reconduction

À l'échéance, la licence est reconduite tacitement pour une durée identique, sauf dénonciation notifiée par le Client ou par afup au moins trente (30) jours avant l'échéance, par écrit ou par courriel à contact@afup-tech.com.

5.4 Abonnements en cours

Les abonnements souscrits avant le 24 octobre 2026 selon une autre formule (notamment mensuelle) se poursuivent aux conditions convenues jusqu'à leur prochaine échéance ; leur renouvellement s'effectue sous la forme d'une licence annuelle ou de deux ans.

Article 6 — Tarifs et conditions financières

6.1 Tarifs en vigueur

Les tarifs applicables sont ceux affichés sur la page https://alan.afup-tech.com/tarifs/ à la date de la souscription. Tous les prix sont exprimés en francs CFA (FCFA) hors taxes, sauf mention contraire.

6.2 Facturation

Les licences sont facturées d'avance, pour la totalité de la durée souscrite (douze ou vingt-quatre mois). Une facture conforme est mise à disposition du Client à chaque échéance dans son espace personnel.

6.3 Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par les moyens proposés au Client lors de la souscription : virement bancaire, paiement mobile (Airtel Money, Moov Money) ou tout autre moyen accepté par afup. Le paiement est exigible dès l'émission de la facture.

6.4 Retard de paiement

À défaut de paiement à l'échéance, et après mise en demeure restée infructueuse pendant un délai de quinze (15) jours, l'accès à la plateforme sera suspendu. L'abonnement pourra être résilié de plein droit en cas de défaut de paiement persistant au-delà de trente (30) jours.

6.5 Évolution tarifaire

afup se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification sera notifiée au Client au moins soixante (60) jours avant son entrée en vigueur. Le Client conserve la faculté de résilier sans pénalité en cas de désaccord, par notification écrite reçue avant la date d'entrée en vigueur des nouveaux tarifs.

Article 7 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• fournir des informations exactes lors de la souscription et les tenir à jour ;
• utiliser la plateforme conformément à sa destination et à la loi gabonaise ;
• préserver la confidentialité de ses identifiants et activer l'authentification à deux facteurs pour ses comptes à privilèges ;
• ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité ou d'accéder à des données d'autres clients ;
• respecter, en sa qualité de responsable de traitement, les obligations qui lui incombent au titre de la loi 001/2011 ;
• régler les factures aux échéances prévues.

Article 8 — Obligations d'afup

afup s'engage à :

• fournir le service conformément aux fonctionnalités décrites ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la Charte de sécurité ;
• respecter ses obligations de sous-traitant au titre de la loi 001/2011 ;
• assurer la disponibilité du service dans les conditions de l'article 9 ;
• répondre aux demandes de support dans des délais raisonnables.

Article 9 — Disponibilité et maintenance

afup s'efforce d'assurer une disponibilité du service de 99 % en moyenne mensuelle, hors interruptions programmées. Les interruptions pour maintenance planifiée seront, dans la mesure du possible, effectuées en dehors des heures ouvrées et annoncées au Client au moins quarante-huit (48) heures à l'avance.

afup ne saurait être tenue responsable des indisponibilités résultant d'une cause étrangère, notamment d'un cas de force majeure, d'une défaillance du réseau internet du Client, d'un incident chez l'hébergeur ou d'une attaque informatique de grande ampleur.

Article 10 — Données du Client

10.1 Propriété

Le Client demeure propriétaire de l'ensemble des données qu'il enregistre sur la plateforme. afup ne dispose sur ces données d'aucun droit autre que ceux strictement nécessaires à l'exécution du service.

10.2 Confidentialité

afup s'engage à préserver la confidentialité des données du Client et à ne les utiliser que pour l'exécution du présent contrat, conformément à la politique de confidentialité.

10.3 Récupération et suppression

En cas de résiliation de l'abonnement, pour quelque cause que ce soit, le Client dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la date de cessation effective pour exporter l'intégralité de ses données. Passé ce délai, les données seront supprimées de manière irréversible des systèmes de production d'afup, sous réserve des obligations légales d'archivage.

Article 11 — Propriété intellectuelle

La plateforme alan, son code source, son design, ses bases de données techniques et l'ensemble des éléments la composant sont la propriété exclusive d'afup ou exploités sous licence. afup concède au Client un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement.

Toute reproduction, modification, désassemblage, ingénierie inverse ou mise à disposition à un tiers est strictement interdite.

Article 12 — Responsabilité

La responsabilité d'afup ne saurait être engagée qu'en cas de faute prouvée. afup ne répond que des dommages directs subis par le Client. En aucun cas afup ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte d'image, trouble commercial ou préjudice moral.

Le montant total de la responsabilité d'afup, toutes causes confondues, est plafonné aux sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Article 13 — Force majeure

Aucune des Parties ne sera tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure tel que défini par la jurisprudence gabonaise et les Actes Uniformes OHADA, notamment les catastrophes naturelles, troubles civils, guerres, grèves générales, ou défaillances des réseaux publics de télécommunications.

Article 14 — Résiliation

14.1 Résiliation pour convenance

Conformément aux dispositions de l'article 5 ci-dessus.

14.2 Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave de l'une des Parties à ses obligations, l'autre Partie pourra résilier le contrat de plein droit, trente (30) jours après mise en demeure restée infructueuse, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel avec accusé de réception, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Article 15 — Cession

Le Client ne peut céder le bénéfice du présent contrat à un tiers sans l'accord préalable et écrit d'afup. afup pourra céder ses droits et obligations à toute société de son groupe ou à un repreneur, sous réserve d'en informer préalablement le Client.

Article 16 — Modifications des CGV

afup se réserve le droit de modifier les présentes CGV. Toute modification substantielle sera notifiée au Client par courriel au moins soixante (60) jours avant son entrée en vigueur. À défaut de contestation dans ce délai, le Client est réputé accepter la nouvelle version. En cas de désaccord, le Client conserve la faculté de résilier sans pénalité.

Article 17 — Données à caractère personnel

Les Parties s'engagent à respecter leurs obligations respectives au titre de la loi 001/2011 sur la protection des données. Le Client agit en qualité de responsable de traitement à l'égard des données de ses salariés. afup intervient en qualité de sous-traitant et exécute ses prestations conformément aux instructions documentées du Client. Les conditions détaillées sont précisées dans la politique de confidentialité et, pour les cabinets, dans la convention de sous-traitance (DPA) annexée.

Article 18 — Convention de preuve

Les Parties conviennent expressément que les enregistrements informatiques conservés par afup (logs de connexion, traces d'acceptation des CGV, versions horodatées) ont force probante entre elles. Ces enregistrements font foi jusqu'à preuve contraire.

Article 19 — Indépendance des clauses

Si l'une des stipulations des présentes CGV venait à être déclarée nulle ou non écrite, toutes les autres stipulations conserveraient leur pleine validité.

Article 20 — Loi applicable et juridiction

Les présentes CGV sont soumises au droit gabonais et actes uniformes OHADA applicables. En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, et après tentative préalable de règlement amiable, les Parties attribuent compétence exclusive au Tribunal de Commerce de Libreville.